Dëshironi të jeni profesionalë/ Shmangni këto 4 fraza

14 Qershor 2022, 15:52, Lifestyle CNA

Dëshironi të jeni profesionalë/ Shmangni këto 4 fraza

Foto ilustruese

Me mbi 300 miliardë e-maile të dërguara çdo ditë, profesionisti mesatar që punon merr 121 e-maile në ditë. Pra, kur bëhet fjalë për komunikimin me shefat dhe kolegët, zgjedhja e fjalëve dhe toni kanë shumë rëndësi.

Autenticiteti në gjuhë mund të ndihmojë në forcimin e lidhjeve dhe respektit të ndërsjellë. Përdorimi i fjalëve dhe frazave që duken si të pasinqerta – pavarësisht qëllimeve tuaja më të mira – jo vetëm që mund të bëjë që e-maili juaj të mbetet pa përgjigje, por të paraqesë një mundësi të humbur për të ndërtuar një marrëdhënie pozitive

Më poshtë janë katër fraza të bezdisshme që mund t’ju bëjnë të dukeni agresivo-pasivë, të shtirur dhe joprofesionalë:

1.“Nuk jam i sigurtë nëse e keni parë e-mailin tim të fundit…”

Sipas një Ankete të Adobe Consumer Email, 25% e të anketuarve e përmendën këtë si shprehjen më të bezdisshme që njerëzit përdorin në e-mailet e punës, e ndjekur nga “për e-mailin tim të fundit”. Ndjekja e e-maileve pa përgjigje mund të jetë e ndërlikuar. Ndërsa është e mundur që personi tjetër mund të ketë humbur e-mailin tuaj, ekziston më shpesh mundësia që ai ta ketë parë atë. Megjithatë, ata me të vërtetë mund ta kenë harruar atë, ose ka qenë një prioritet kaq i ulët saqë e injoruan fare. Shkurtojeni e-mailin tuaj dhe përfshini një kërkesë të qartë që lejon marrësin të interesohet. Mund të tingëllojë si “A mund t’ju prezantoj me këtë klient?” ose “A keni ndonjë koment për këtë kopje të reklamës? Nëse nuk marr vesh nga ju deri të premten, do të supozoj se gjithçka duket mirë.

Dëshironi të jeni profesionalë/ Shmangni këto 4 fraza

2.“Për sa biseduam më parë”

Kjo frazë tingëllon tepër formale dhe kontestuese. Nëse nuk po dokumentoni diçka për qëllime ligjore, shmangni përdorimin e kësaj fraze. Ajo shfaqet si e ashpër, e ftohtë, e largët dhe joautentike. Në vend të kësaj, ju mund të thoni, “Po bashkangjit artikullin që përmenda gjatë telefonatës sonë…” ose “Ishte mirë të bisedoja me ju më parë. Këtu është përshkrimi i punës për rolin e hapur në ekipin tim në rast se njihni dikë.”

3.“Shpresoj që ky e-mail t’ju gjejë mirë…”

Kjo është një mënyrë e çuditshme për të thënë “Shpresoj të jeni mirë”, e cila, në varësi të marrëdhënies, mund të jetë e sinqertë. Përdoret më së miri me dikë me të cilin keni një marrëdhënie të vendosur dhe nuk keni qenë në kontakt kohët e fundit. Është shumë më pak e sinqertë me njerëzit që sapo i ke takuar ose nuk i njeh fare. Me pak fjalë, mos kini frikë të tregoni se qëndroni në një nivel personal.

Dëshironi të jeni profesionalë/ Shmangni këto 4 fraza

4.“Ngrohtësisht, …” (ose ndonjë përshëndetje mbyllëse e gjeneruar automatikisht)

Ndonëse synojnë të kursejnë kohë për dërguesin, shumica e përshëndetjeve mbyllëse të gjeneruara automatikisht – “Ngrohtësisht”, “Shumë faleminderit”, “Urime të ngrohta”, “Sinqerisht” – zakonisht e bëjnë emailin tuaj të tingëllojë jopersonal. Mbyllja juaj duhet të përputhet me marrëdhënien që keni me marrësin dhe natyrën e emailit tuaj. Ju nuk do të përdorni “Ngrohtësisht”, për shembull, nëse do të pyesni ekipin e financave për statusin e pagesës suaj. As nuk do të përdornit “Faleminderit” nëse po u ofroni kolegëve një përditësim – për çfarë jeni mirënjohës?

Personalizojeni përshëndetjen e mbylljes në kontekstin e mesazhit. Do të duhen vetëm një ose dy sekondë. Sigurisht, nëse po bëni një kërkesë, është mirë të nënshkruani “Faleminderit”. Por nëse po i dërgoni një përditësim një kolegu, zgjidhni diçka që pasqyron bisedën, si “Flasim së shpejti” ose “Shihemi në mbledhjen e nesërme!”/CNA.al